Zonder PIM-systeem is het moeilijk om productdata efficiënt te delen met individuele leden van je inkoopgroep. Oplossingen zoals de Proplanet PIM zorgen ervoor dat inkoopgroepen alle productdata centraal kan opslaan. Vervolgens kan de kwalitatieve data in real-time gedeeld worden met de leden. Het is zelfs mogelijk om leden toegang te geven tot selectieve informatie. Wie toegang heeft tot welke data kan per lid of per gebruikersgroep bepaald worden. Dit bespaart enorm veel tijd, omdat productinformatie zoals catalogi, datasheets en afbeeldingen niet meer handmatig naar de leden gemaild hoeft te worden.

Dankzij de open API structuur kan een PIM systeem geïntegreerd worden met het backofficesysteem van ieder lid van de inkoopgroep. Denk bijvoorbeeld aan ERP-systemen, PIM-systemen en voorraadbeheer. Vanuit een centrale database, die beheerd wordt door de inkoopgroep, kan automatisch accurate data ingeladen worden. Hierdoor verklein je de kans op fouten bij het bestellen, voorraadbeheer en factureren, terwijl de efficiëntie omhoog gaat.

Leden van inkoopgroepen hebben uiteraard hun eigen voorkeur wanneer het gaat om het aanbieden van productinformatie aan hun klanten. Dus hoewel een PIM systeem de master data van elk product bevat en deze naar de leden gestuurd wordt, kan elk lid de data vervolgens naar eigen wens personaliseren. Zo zal het ene lid de productdata bijvoorbeeld in Excel willen opslaan, en een ander lid in een PDF. Ook heeft elk lid een eigen voorkeur om prijzen en productinformatie te publiceren of SKU’s op te bouwen. Een geavanceerd PIM systeem maakt dit mogelijk.

Zodra een lid de benodigde productinformatie heeft ontvangen vanuit het PIM systeem van de inkoopgroep, is het een eenvoudige stap om deze informatie te delen in alle gewenste verkoopkanalen en marketingtools. PIM extensies zoals Proplanet’s AutoPub module bieden nog meer functionaliteiten, zoals het categoriseren van producten en de creatie van on- en offline verkoophulpmiddelen, waaronder brochures en sell sheets. Elk lid heeft de vrijheid om een kanaalspecifieke marketingstrategie te creëren en implementeren die bij zijn of haar bedrijfsvoering past.

Veel inkoopgroepen opereren internationaal. Zij hebben behoefte aan een PIM oplossing die meerdere munteenheden en talen kan bevatten, en die kan werken met verschillende formatteringen en manieren om productinformatie weer te geven. Moderne PIM systemen zijn gemaakt om internationalisering te ondersteunen, waardoor het eenvoudig is om snel nieuwe markten en landen te betreden.